ระบบที่ดีที่สุดสำหรับการจัดระเบียบเอกสารโรงเรียนสำหรับเด็กของคุณ
สารบัญ:
- เครื่องมือที่จำเป็นในการจัดระเบียบเอกสารโรงเรียน
- ติดป้ายแขวนไฟล์
- ดำเนินการ / ลงชื่อ
- การจัดเก็บระยะสั้น
- ที่เก็บข้อมูลระยะยาว (หนึ่งป้ายชื่อสำหรับเด็กแต่ละคน)
- ใส่ไฟล์ในถังเก็บเอกสารแบบพกพาของคุณ
- สถานที่จัดงาน
- เรียงกองเอกสารของคุณ
- วิธีตรวจสอบเอกสารของคุณและดำเนินการ
- ตรวจสอบไฟล์ Take Action / Sign ทุกวัน
- ตรวจสอบไฟล์เก็บข้อมูลระยะสั้นอย่างสม่ำเสมอ
- การรักษาไฟล์ระยะยาวของเด็กแต่ละคน
- การจัดระเบียบเอกสารที่ระลึก
- การบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่องสำหรับการจัดระเบียบเอกสารโรงเรียน
หากคุณชอบคุณแม่ที่ทำงานเป็นส่วนใหญ่ระบบของคุณในการจัดทำเอกสารโรงเรียนเกี่ยวข้องกับโต๊ะในครัวหรือเคาน์เตอร์ คุณไม่สามารถหาสิ่งที่คุณต้องการได้เมื่อต้องการ เอกสารสำคัญอาจสูญหายถูกเพิกเฉยหรือนำกลับมาใช้ใหม่ หากคุณเบื่อหน่ายใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในสุดสัปดาห์นี้และจัดระเบียบ ใช้วิธีการแก้ปัญหาแบบทีละขั้นตอนนี้เพื่อจัดระเบียบเอกสารของโรงเรียนทุกครั้ง
1เครื่องมือที่จำเป็นในการจัดระเบียบเอกสารโรงเรียน
องค์กรเริ่มต้นด้วยการมีระบบจัดเก็บข้อมูลที่สะดวกและใช้งานง่าย คุณจะต้องมีสิ่งที่จะนำเอกสารทั้งหมดที่คุณต้องการเก็บไว้ นี่คือคำแนะนำ:
- ถังเก็บเอกสารแบบพกพาที่รองรับไฟล์แขวน
- ไฟล์แขวนสำหรับเด็กแต่ละคน
- 2 ไฟล์แขวนเพิ่มเติม
- ซองจดหมาย 10 นิ้วคูณ 13 นิ้ว
ติดป้ายแขวนไฟล์
ใช้ป้ายกำกับเหล่านี้บนป้ายกำกับไฟล์แขวนของคุณ:
ดำเนินการ / ลงชื่อ
โฟลเดอร์นี้จะมีไว้สำหรับแบบฟอร์มที่ต้องมีการลงชื่อเช่นสลิปสิทธิ์ที่จำเป็นต้องส่งคืนคำขอของครูประกาศ PTA และใบปลิวเกี่ยวกับกิจกรรมที่ต้องเพิ่มในปฏิทินของคุณ
การจัดเก็บระยะสั้น
ไฟล์นี้มีไว้สำหรับฟอร์มหรือข้อมูลที่คุณไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ตลอดไป แต่จะต้องอ้างถึงในบางจุดในอนาคตอันใกล้ ตัวอย่างเช่นข้อมูลเกี่ยวกับการทัศนศึกษาที่กำลังจะเกิดขึ้นซึ่งรวมถึงรายการสิ่งที่ลูกของคุณจะนำติดตัวไปหรือใบปลิวงานรื่นเริงของโรงเรียนที่กำลังจะมาถึง
ที่เก็บข้อมูลระยะยาว (หนึ่งป้ายชื่อสำหรับเด็กแต่ละคน)
โฟลเดอร์นี้มีไว้สำหรับเอกสารพิเศษของเด็กแต่ละคนรายงานความคืบหน้าคะแนนการทดสอบรางวัลใบรับรองหรือโปรแกรมจากการเล่นในโรงเรียนหรือกิจกรรมดนตรี
3ใส่ไฟล์ในถังเก็บเอกสารแบบพกพาของคุณ
ตอนนี้ไฟล์ของคุณมีป้ายกำกับแล้วถึงเวลาที่จะนำพวกเขาออกไป เพิ่มไฟล์ที่แขวนอยู่ในถังเก็บเอกสารแบบพกพา เก็บถังขยะไว้ในจุดที่ตั้งอยู่ใจกลางเช่นห้องครัวหรือโฮมออฟฟิศ ความลับในการจัดทำเอกสารคือการมีที่วางกระดาษ
สถานที่จัดงาน
คุณจะทำให้ระบบจัดเก็บข้อมูลนี้มีประโยชน์ในสายตาธรรมดาดังนั้นคุณอาจต้องการเลือกระบบที่คุณสนใจ เป็นการดีที่สุดที่จะวางไว้ในจุดแรกที่เอกสารโรงเรียนเหล่านั้นมักจะสะสม เมื่อคุณคุ้นเคยกับระบบคุณสามารถย้ายไปยังจุดอื่นที่ดีที่สุดสำหรับการเรียงลำดับและจัดเก็บเอกสารในแต่ละวัน
5เรียงกองเอกสารของคุณ
ตลอดทั้งสัปดาห์ขณะที่บุตรหลานของคุณนำเอกสารโรงเรียนมาให้คุณเพียงวางไว้ในโฟลเดอร์แขวนที่เหมาะสม สอนลูก ๆ ของคุณให้จัดระเบียบเอกสารด้วยตนเอง ให้พวกเขาทำการบ้านและส่งเอกสารที่คุณต้องการตรวจสอบ
วิธีตรวจสอบเอกสารของคุณและดำเนินการ
ตอนนี้เอกสารได้รับการจัดระเบียบแล้วคุณจะต้องกำหนดกิจวัตรเมื่อคุณตรวจสอบแต่ละไฟล์
ตรวจสอบไฟล์ Take Action / Sign ทุกวัน
ทุกเย็นตรวจสอบเอกสารในไฟล์ดำเนินการ / ลงนาม ลงนามในแบบฟอร์มและใบอนุญาตทั้งหมดแล้วนำไปใส่ในกระเป๋าเป้สะพายหลังของลูกคุณ เพิ่มการประชุมคอนเสิร์ตหรือกิจกรรมใหม่ ๆ ในปฏิทินของคุณ เมื่อเสร็จแล้วให้ยื่นแบบฟอร์มในไฟล์หน่วยเก็บข้อมูลระยะสั้นเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคตหรือนำไปรีไซเคิล
ตรวจสอบไฟล์เก็บข้อมูลระยะสั้นอย่างสม่ำเสมอ
ตรวจสอบเอกสารในไฟล์หน่วยเก็บข้อมูลระยะสั้นตามความจำเป็น ในวันเดินทางภาคสนามคุณจะรู้ทันทีว่าจะหาใบปลิวได้ที่ไหนพร้อมรายละเอียดและคำแนะนำ เมื่อกิจกรรมมาและไปแล้วให้ทิ้งฟอร์ม
การรักษาไฟล์ระยะยาวของเด็กแต่ละคน
ทุกสิ่งที่คุณต้องการบันทึกไปในไฟล์ระยะยาวของเด็กแต่ละคน
7การจัดระเบียบเอกสารที่ระลึก
ในตอนท้ายของแต่ละภาคเรียนหรือปีการศึกษาให้นำเอกสารจากไฟล์ของเด็กแต่ละคนที่มีความพิเศษสำหรับคุณหรือลูกของคุณ เก็บไว้ในซองขนาด 10 นิ้วโดย 13 นิ้วพร้อมชื่อบุตรหลานของคุณและปีการศึกษาที่ระบุไว้ด้านหน้า
เก็บซองจดหมายไว้ในลิ้นชักหรือถังขยะ ตอนนี้คุณมีเอกสารพิเศษรางวัลและใบรับรองสำหรับเด็กแต่ละคนที่โรงเรียนจัดขึ้นในปีการศึกษาโดยไม่มีงานพิเศษใด ๆ
8การบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่องสำหรับการจัดระเบียบเอกสารโรงเรียน
นี่เป็นวิธีที่ง่ายสำหรับการจัดระเบียบเอกสารโรงเรียนที่รักษาตัวเองหากคุณฝึกวินัยในชีวิตประจำวันด้วยขั้นตอนที่อธิบายไว้ คุณอาจพบว่าจำเป็นต้องเปลี่ยนไฟล์ที่แขวนอยู่เป็นระยะเนื่องจากการสึกหรอ
ติดกับระบบนี้เพื่อไม่ให้เอกสารไม่เกะกะกลับบ้าน