5 องค์ประกอบสำหรับการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ
สารบัญ:
29 CLEVER SCHOOL TRICKS (กันยายน 2024)
การควบคุมภายในถูกกำหนดให้เป็นกระบวนการที่ออกแบบมาเพื่อกีดกันการฉ้อโกงปกป้องทรัพยากรของ บริษัท และทำให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับ การควบคุมภายในจะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อมีการกำหนดโดยความต้องการเฉพาะของสำนักงานแพทย์นำไปใช้ตรวจสอบและวัดผลเพื่อให้มั่นใจว่าการทำงานเป็นไปตามแผนที่วางไว้
สำนักงานแพทย์จะต้องใช้วิธีการเชิงรุกเพื่อป้องกันและตรวจสอบการประพฤติมิชอบของพนักงานโดยมีนโยบายที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมภายใน การป้องกันและตรวจจับมีบทบาทสำคัญมากในกระบวนการควบคุมภายในโดยลดความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม
วิธีปฏิบัติในการจ้างงาน
การจ้างเจ้าหน้าที่สำนักงานแพทย์ที่ดีที่สุดเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเสริมสร้างกระบวนการควบคุมภายใน การจ้างพนักงานที่มีความสามารถเชื่อถือได้และเชื่อถือได้โดยการคัดเลือกพนักงานอย่างละเอียดเป็นเพียงความรู้สึกทางธุรกิจที่ดี การตรวจสอบความเป็นมาและการตรวจสอบการอ้างอิงเป็นวิธีที่ง่ายในการกำจัดแอปเปิ้ลที่ไม่ดีออกไปและยับยั้งไม่ให้คนบางคนสมัครงาน
แม้ว่านายจ้างก่อนหน้าจะไม่ได้รับอนุญาตให้ให้ข้อมูลใด ๆ นอกเหนือจากสถานะการจ้างงานและคุณสมบัติที่เหมาะสมสำหรับการจัดทำ Rehire คุณสามารถขอให้ผู้สมัครให้ข้อมูลติดต่อสำหรับหัวหน้างานหรือเพื่อนร่วมงานคนก่อน ๆ เพื่อรับข้อมูลเพิ่มเติม การตรวจสอบประวัติรวมถึงการตรวจสอบเครดิตยังให้รายละเอียดเกี่ยวกับประวัติส่วนตัวของผู้สมัคร
2แยกหน้าที่
การแบ่งแยกหน้าที่ป้องกันไม่ให้พนักงานคนหนึ่งมีความรับผิดชอบในการทำธุรกรรมหลายอย่างที่เกี่ยวข้องกับการจัดการด้านการเงิน เมื่อใดก็ตามที่พนักงานต้องจัดการกับเงินควรมีคนหนึ่งที่อนุมัติธุรกรรมบางอย่างบุคคลอื่นที่รับผิดชอบในการประมวลผลและอีกคนหนึ่งในการปรับยอดและบันทึกข้อมูล สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าไม่มีใครสามารถทำงานใด ๆ ที่ไม่ถูกตรวจจับหรือตรวจสอบโดยบุคคลอื่น
การแยกหน้าที่ออกจากกันทำให้เป็นการยากที่จะสูญเสียเงินจำนวนใด ๆ ไม่ว่าจะเป็นในระดับแผนกต้อนรับส่วนหน้าหรือระดับการบริหารของสำนักงานแพทย์ เมื่อพนักงานทราบว่าทุกกระบวนการมีการติดตามและตรวจสอบจะส่งเสริมความแม่นยำและความซื่อสัตย์ในการปฏิบัติงาน
เอกสาร
การทำธุรกรรมทางการเงินทุกครั้งควรมีทางกระดาษ การจัดทำเอกสารไม่ได้เป็นเพียงการฝึกฝนการเขียนหรือการจัดทำเอกสาร แต่ยังรวมถึงการเก็บสำเนาบันทึกทางการเงินทั้งหมดเช่นใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน พนักงานควรรับทราบว่าจะไม่ทำธุรกรรมใด ๆ ตามคำขอทางวาจา
เอกสารที่ถูกต้องรวมถึงแบบฟอร์มทางการแพทย์อย่างเป็นทางการหัวจดหมายหรือใบแจ้งหนี้และควรได้รับอนุญาตโดยลายเซ็นเมื่อจำเป็น เช็คควรมีใบแจ้งหนี้อยู่เสมอเช่นคืนเงินโอนเงินหรือทำรายการชำระเงิน เงินสดควรได้รับการยอมรับไม่เคยยื่นออกเว้นแต่จะให้การเปลี่ยนแปลงผู้ป่วยกลับ การกระทบยอดกล่องเงินสดควรมีการบันทึกไว้ที่จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง
4การป้องกันทางกายภาพและอิเล็กทรอนิกส์
การใช้ตู้นิรภัยระบบเตือนภัยกล้องถ่ายรูปและล็อคสามารถช่วยสำนักงานแพทย์ในการปกป้องข้อมูลสินค้าคงคลังสินทรัพย์และเงิน
1. เก็บกล่องเงินสดเช็คและใบเสร็จรับเงินทั้งหมดไว้ในที่ปลอดภัยโดยเจ้าหน้าที่สำนักงานแพทย์ จำกัด การเข้าถึง ชุดค่าผสมควรมีการเปลี่ยนแปลงอย่างสม่ำเสมอ
2. มีระบบเตือนภัยในสถานที่หลังจากชั่วโมงทำการและไม่ทำงาน
3. สามารถวางกล้องไว้ที่ทางเข้าและทางออกแผนกต้อนรับและมุ่งไปที่ตู้นิรภัย
4. เก็บประตูไว้ที่ห้องจ่ายและ / หรือตู้ร้านขายยาล็อคอยู่ตลอดเวลาและอนุญาตให้เข้าถึงเฉพาะบางพื้นที่ตามต้องการ
ระบบป้องกันทางอิเล็กทรอนิกส์รวมถึงการใช้รหัสผ่านและการ จำกัด การเข้าถึงบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น
5ตรวจสอบการปฏิบัติงาน
กระบวนการควบคุมภายในใด ๆ จะไม่สมบูรณ์หากไม่มีวิธีการตรวจสอบการทำงาน การตรวจสอบการควบคุมภายในเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบการปฏิบัติการประจำวันเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการทำงานอย่างเหมาะสม
1. การกระทบยอดเงินสด
2. การตรวจสอบบัญชีหรือแผนภูมิ
3. การยืนยันโดยการเปรียบเทียบรายงาน
4. ตรวจสอบสินค้าคงคลังปกติ
การดูแลอย่างใกล้ชิดในทุกกระบวนการเป็นสิ่งสำคัญ แต่ก่อนอื่นผู้จัดการสำนักงานแพทย์ต้อง:
1. กำหนดกฎและเป้าหมาย
2. สื่อสารให้พนักงานทุกคนทราบ
3. ให้ข้อเสนอแนะเป็นประจำ