5 ฟังก์ชั่นแผนกต้อนรับส่วนหน้าที่สำคัญ
สารบัญ:
29 CLEVER SCHOOL TRICKS (กันยายน 2024)
แผนกต้อนรับส่วนหน้าของสำนักงานแพทย์อาจเป็นสถานที่ที่วุ่นวายมาก พนักงานแผนกต้อนรับเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการดำเนินงานที่ราบรื่นของสำนักงานแพทย์ พนักงานแผนกต้อนรับส่วนหน้ามักจะประกอบด้วยพนักงานต้อนรับและ / หรือผู้ช่วยทางการแพทย์และขึ้นอยู่กับขนาดของสำนักงานแพทย์หนึ่งคนอาจเป็นได้ทั้งคู่ หน้าที่ทางคลินิกนอกเหนือจากนี้แผนกต้อนรับส่วนหน้ามีหน้าที่รับผิดชอบด้านการบริหารห้าประการ:
- อวยพรคนไข้
- ตอบรับและจัดการโทรศัพท์
- จัดตารางการนัดหมาย
- การสื่อสารระหว่างสำนักงาน
- จดหมายโต้ตอบภายนอก
ผู้ป่วยอวยพร
การทักทายผู้ป่วยไม่ได้เป็นเพียงแค่สิ่งที่คุณพูด แต่ยังเกี่ยวกับวิธีที่คุณโต้ตอบกับผู้ป่วยด้วย แผนกต้อนรับมีหน้าที่รับผิดชอบในการทำให้ผู้ป่วยรู้สึกเป็นที่ต้อนรับ
แผนกต้อนรับเป็นความประทับใจแรกที่ผู้ป่วยได้รับเมื่อโทรหรือไปพบแพทย์ มันเป็นสิ่งสำคัญที่แผนกต้อนรับให้บริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยมและเป็นตัวแทนที่ดีของการปฏิบัติทางการแพทย์
ต่อไปนี้เป็นวิธีอื่นในการทักทายผู้ป่วย:
- รับสายโทรศัพท์ในขณะที่รักษามารยาทอย่างสม่ำเสมอโดยใช้มารยาทในการใช้โทรศัพท์ที่เหมาะสม
- ช่วยให้แผนกต้อนรับสะอาดและจัดระเบียบ
- ลงทะเบียนผู้ป่วยรายใหม่และอัพเดตข้อมูลประชากรของผู้ป่วยที่มีอยู่โดยรวบรวมข้อมูลผู้ป่วยอย่างละเอียดรวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลทางการเงิน
- อำนวยความสะดวกในการไหลของผู้ป่วยโดยการแจ้งผู้ให้บริการถึงผู้ป่วยตระหนักถึงความล่าช้าและการสื่อสารกับผู้ป่วยและเจ้าหน้าที่คลินิก
- ตอบสนองต่อผู้ป่วยผู้ป่วยที่คาดหวังและการสอบถามผู้มาเยือนอย่างสุภาพ
จัดการโทรศัพท์
ในขณะที่ตอบรับโทรศัพท์อย่างสุภาพและสม่ำเสมอเป็นส่วนหนึ่งของการทักทายผู้ป่วยมันไม่ได้เป็นหน้าที่ของหน้าที่โทรศัพท์ของแผนกต้อนรับเท่านั้นแผนกต้อนรับส่วนหน้ามีหน้าที่รับสายเรียกเข้าทั้งหมด
- สายเรียกเข้า: สายเรียกเข้าประกอบด้วยสายผู้ป่วย, telemarketers, reps ยา, แพทย์อื่น ๆ และอื่น ๆ แผนกต้อนรับส่วนหน้าจะต้องใช้มารยาททางโทรศัพท์ที่เหมาะสมเมื่อจัดการโทรศัพท์โดยใช้ทักษะการสื่อสารเหล่านี้: เป็นผู้ฟังที่ใช้งานได้มีมารยาททางโทรศัพท์ที่ดีการโทรบนหน้าจอ
- การโทรออก: บางครั้งแผนกต้อนรับอาจต้องโทรออกเพื่อหารือเกี่ยวกับการนัดหมายผู้ป่วยทำการนัดหมายหรือการอ้างอิงภายนอกหรือสั่งซื้ออุปกรณ์สิ้นเปลือง ในฐานะตัวแทนของสำนักงานแพทย์สิ่งสำคัญคือการใช้มารยาททางโทรศัพท์ที่เหมาะสม
จัดตารางนัดหมาย
การจัดตารางเวลาที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับประสบการณ์ของผู้ป่วยที่ยอดเยี่ยมและการไหลของผู้ป่วยที่ราบรื่น สำนักงานแพทย์ส่วนใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์การตั้งเวลาซึ่งทำให้การนัดหมายทำได้ง่ายและสะดวกอย่างไรก็ตามแผนกต้อนรับส่วนหน้าจะต้องสามารถกรอกข้อมูลในการยกเลิกหรือไม่แสดงและมีประสิทธิภาพในการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงในตารางเวลาให้กับผู้ป่วยและแพทย์
4การสื่อสารระหว่างสำนักงาน
แผนกต้อนรับส่วนหน้าของสำนักงานแพทย์เป็นเหมือนศูนย์กลางการสื่อสาร การสื่อสารระหว่างสำนักงานส่วนใหญ่จะผ่านแผนกต้อนรับส่วนหน้าโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเกี่ยวข้องกับงานธุรการที่เกี่ยวข้องกับผู้ป่วย
การสื่อสารข้อมูลที่ชัดเจนและรัดกุมอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นการบันทึกการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรผ่านอีเมลภายในสำนักงานการโต้ตอบแบบหนึ่งต่อหนึ่งหรือในการตั้งค่ากลุ่มเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องยึดติดกับหัวข้อที่อยู่ในมือและไม่หลุดออกจากจุด
ทักษะพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับการสื่อสารระหว่างสำนักงานที่มีประสิทธิภาพ ได้แก่:
- มารยาททางโทรศัพท์
- บริการลูกค้า
- โปรแกรมคำพื้นฐานและ excel
- การจัดการเวลา
- ทักษะขององค์กร
การสื่อสารภายนอก
การสื่อสารภายนอกเกี่ยวข้องกับการสื่อสารกับผู้ขายที่อาจเกิดขึ้นการปฏิบัติของแพทย์อื่น ๆ บริษัท ประกันภัยและธุรกิจอื่น ๆ สิ่งนี้อาจต้องมีการโทรออก, พิมพ์ตัวอักษรมืออาชีพ, แฟกซ์และจดหมายทางไปรษณีย์
ความรู้เกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานมักจะได้รับจากใบรับรองหรือระดับผู้ร่วมงานในโปรแกรมธุรกิจรวมถึงกระบวนการบริหารและขั้นตอนการดำเนินการการเรียกร้องการจัดทำผังผู้ป่วยและทักษะคอมพิวเตอร์ขั้นพื้นฐาน ทักษะผู้ช่วยผู้บริหารขั้นพื้นฐานและความสามารถในการใช้อุปกรณ์สำนักงานอย่างเพียงพอมีความสำคัญต่อความสำเร็จของสำนักงานด้านหน้า